La présente annexe encadre les traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de l’attribution et de l’utilisation des outils QEPro® et QEg® par des utilisateurs professionnels.
Elle s’applique à tout utilisateur professionnel disposant d’un compte lui permettant d’attribuer des tests QEPro® et/ou QEg® à des tiers, notamment les Praticiens QE et les entreprises clientes de GÉNÉRATION QE.
Elle fait partie intégrante des conditions applicables à l’utilisation des fonctionnalités professionnelles de la plateforme Génération QE.
1. Rôle des parties
L’Utilisateur professionnel détermine les personnes auxquelles il attribue un test QEPro® et/ou QEg® et renseigne leur adresse électronique sur la plateforme Génération QE.
Pour ces traitements, l’Utilisateur professionnel agit en qualité de responsable du traitement.
GÉNÉRATION QE, SAS au capital de 3 000 €, immatriculée au RCS de Vannes sous le numéro 952 693 471, dont le siège social est situé 20 avenue du Président Roosevelt, 56000 Vannes, agit en qualité de sous-traitant pour les opérations réalisées pour le compte de l’Utilisateur professionnel et nécessaires à l’attribution, à la passation et à la restitution des tests.
GÉNÉRATION QE demeure responsable des traitements qu’elle réalise pour ses propres finalités, conformément à sa Politique de confidentialité.
Lors de la création de son compte Génération QE, la personne concernée peut choisir, de manière libre et facultative, de recevoir par e-mail les actualités et offres de GÉNÉRATION QE. Lorsque le consentement est requis, celui-ci est recueilli directement par GÉNÉRATION QE au moyen d’une case dédiée, distincte et non précochée. Ce choix est indépendant de l’accès et de la réalisation des tests QEPro® et QEg®.
La transmission de l’adresse électronique par l’Utilisateur professionnel aux fins d’attribution d’un test ne constitue pas un consentement à recevoir des communications commerciales de GÉNÉRATION QE.
2. Traitements concernés
GÉNÉRATION QE est autorisée à traiter, pour le compte de l’Utilisateur professionnel, les données nécessaires afin de permettre l’attribution et la réalisation des tests QEPro® et QEg®.
Les opérations concernées comprennent notamment :
- l’enregistrement de l’adresse électronique renseignée par l’Utilisateur professionnel ;
- l’envoi de l’invitation permettant d’accéder au test ;
- la mise à disposition du test ;
- le traitement des réponses ;
- le calcul des résultats ;
- la génération et la mise à disposition du rapport personnalisé.
Les personnes concernées sont les clients, salariés, collaborateurs, bénéficiaires ou autres personnes auxquelles l’Utilisateur professionnel attribue un test.
Les données susceptibles d’être traitées sont notamment :
- l’adresse électronique et les données d’identification ;
- les réponses apportées au test ;
- les scores et résultats ;
- le rapport personnalisé ;
- les données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurisation du service.
Les données relatives à la passation d’un test sont conservées pendant douze (12) mois à compter de la réalisation du test, sauf suppression anticipée lorsqu’elle est applicable.
3. Obligations de l’Utilisateur professionnel
L’Utilisateur professionnel s’engage à :
- ne transmettre que les données nécessaires à l’utilisation des outils QEPro® et QEg® ;
- disposer d’une base juridique appropriée pour le traitement des données des personnes auxquelles il attribue un test ;
- informer préalablement les personnes concernées que leur adresse électronique est transmise à GÉNÉRATION QE afin de leur permettre d’accéder au test qui leur est attribué ;
- respecter les obligations qui lui incombent en qualité de responsable du traitement.
L’Utilisateur professionnel est responsable de la licéité de la collecte initiale et de la transmission des données qu’il renseigne sur la plateforme.
4. Obligations de GÉNÉRATION QE
GÉNÉRATION QE s’engage à :
- traiter les données uniquement pour les finalités prévues par la présente annexe et conformément aux instructions documentées de l’Utilisateur professionnel ;
- informer l’Utilisateur professionnel si une instruction lui paraît contraire à la réglementation applicable ;
- garantir la confidentialité des données et veiller à ce que les personnes autorisées à y accéder soient soumises à une obligation de confidentialité ;
- mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la sécurité des données ;
- prendre en compte les principes de protection des données dès la conception et par défaut ;
- assister, dans la mesure du possible, l’Utilisateur professionnel dans le traitement des demandes d’exercice des droits des personnes concernées et dans le respect de ses obligations en matière de protection des données ;
- informer l’Utilisateur professionnel dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d’une violation de données personnelles concernant les données traitées pour son compte ;
- mettre à disposition de l’Utilisateur professionnel les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et permettre, lorsque cela est justifié, la réalisation d’un audit.
5. Sous-traitants ultérieurs
L’Utilisateur professionnel autorise GÉNÉRATION QE à recourir aux sous-traitants ultérieurs nécessaires au fonctionnement de la plateforme.
À la date de la présente annexe, interviennent notamment :
TyCloud : hébergement de la plateforme et des données.
Véran Desjardins – Portugal : développement et maintenance technique de la plateforme Génération QE.
GÉNÉRATION QE s’assure que ses sous-traitants ultérieurs présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données et sont soumis aux obligations requises par le RGPD.
GÉNÉRATION QE informe l’Utilisateur professionnel de tout ajout ou remplacement d’un sous-traitant ultérieur intervenant dans les traitements réalisés pour son compte afin de lui permettre d’émettre, le cas échéant, une objection.
GÉNÉRATION QE demeure responsable envers l’Utilisateur professionnel du respect par ses sous-traitants ultérieurs de leurs obligations en matière de protection des données.
6. Droits des personnes
GÉNÉRATION QE assiste l’Utilisateur professionnel, dans la mesure du possible, lorsqu’une demande d’exercice de droits concerne des données traitées pour son compte.
Lorsqu’une demande concerne un traitement dont GÉNÉRATION QE est elle-même responsable, celle-ci traite directement la demande conformément à sa Politique de confidentialité.
7. Fin du traitement
À l’issue de la durée de conservation applicable, les données traitées pour le compte de l’Utilisateur professionnel sont supprimées, sauf lorsqu’une obligation légale impose leur conservation.
Cette disposition ne concerne pas les données faisant l’objet d’un traitement distinct réalisé licitement par GÉNÉRATION QE en qualité de responsable du traitement.
8. Durée de l’annexe
La présente annexe prend effet lors de son acceptation par l’Utilisateur professionnel et s’applique pendant toute la durée au cours de laquelle GÉNÉRATION QE traite des données personnelles pour son compte.
Elle constitue l’accord écrit entre l’Utilisateur professionnel et GÉNÉRATION QE relatif aux traitements réalisés en sous-traitance conformément à l’article 28 du RGPD.